Händler, die in den Online- oder sogar Omnichannel-Handel einsteigen möchten, stehen vor einigen Herausforderungen – auch, was ihre Systeme angeht, die sie bislang für ihre Geschäftsabläufe verwenden. Denn die ERP- und PoS-Systeme stoßen im E-Commerce nicht nur an ihre Grenzen, sondern sie sind gar nicht erst für diese Geschäftsbereiche konzipiert. Eine spezielle Auftragsverwaltung muss also her, die im Idealfall mit den bestehenden Systemen verknüpft werden kann. Mit einem Distributed Order Management gelingt der Einstieg in den Online-Handel, ohne die bisherigen Systeme und Abläufe zu verwerfen.

Online Shopping

Online Shopping (© Bench Accounting on Unsplash)

Kunden, die online einkaufen, kommen mit hohen Anforderungen: Die Bestellung soll einfach abzuwickeln sein, die Ware schnell und einwandfrei geliefert werden oder in der Nähe abholbereit sein. Zudem möchten Kunden bei der Lieferung oder Abholung nicht enttäuscht werden und nicht ein ähnliches, sondern genau das erwartete Produkt erhalten. Um Verwechslungen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, sind im E-Commerce ausführliche Produktbeschreibungen, detaillierte Fotos und das Anzeigen ähnlicher Produkte elementar. Auch die Versandbestätigung, Lieferbescheinigung und Rechnung, die der Kunde per Mail erhält, müssen einwandfrei und optisch ansprechend sein. Ebenso die Verpackung der Ware.

„All das gehört zum Kundenerlebnis, das Online-Händler bieten müssen, ganz selbstverständlich dazu“, erklärt Eberhardt Weber, CEO der Emporix AG. Der Softwarehersteller hat sich auf die Entwicklung einer Digital Commerce Plattform spezialisiert, mit der sich anspruchsvolle Lösungen entwickeln lassen.

Produktdaten werden für E-Commerce angereichert und aufgewertet

Vorhandene ERP- und PoS-Systeme alleine können das aber nicht leisten. Das ERP-System enthält nur rudimentäre Daten – ansprechende Produktbeschreibungen oder hochauflösendes Bildmaterial fehlen. Und PoS-Systeme sind für die Zahlungsabwicklung im Laden selbst konzipiert. „Beide Systeme sind nicht für den Online-Handel und schon gar nicht für den Omnichannel-Handel optimiert“, weiß Weber. Mit den oftmals abgekürzten Produktnamen im ERP wie zum Beispiel „Sock schw“ für schwarze Socken, können Kunden schon auf dem Kassenzettel, den sie beim Einkauf im Laden erhalten, nicht viel anfangen – was nichts ausmacht, da sie das gewünschte Produkt dann ja bereits haben. Online aber gilt es die Ware aufgrund der Beschreibung zu finden.

Genau hier kommt ein Distributed Order Management zum Einsatz. Es ersetzt das ERP- und PoS-System nicht etwa, sondern wird integriert: Die ERP-Daten werden für den E-Commerce entsprechend angereichert und aufgewertet. Zugleich übermittelt das E-Commerce-System Online-Bestellungen an das ERP- und PoS-System, damit die Warenbestände abgeglichen werden und die Buchhaltung stimmt.

Filiale wird zum Micro-Fulfillment-Center

Mit einem solchen Distributed Order Management können Händler ihre Filialen in sogenannte Micro-Fulfillment-Center umwandeln. Das Managementsystem wird hierbei zum lokalen System, das die Produkte, Preise und Kunden kennt – und zwar immer nur die eigenen. Das ist für Franchise-Ketten wichtig, da die Händler untereinander aus Datenschutzgründen nicht auf die Stammdaten der anderen zugreifen dürfen. Dennoch können Franchise-Nehmer und Partner ein Netzwerk bilden und so die Auslieferung der Ware beschleunigen:

„Produkte, die direkt aus den Läden versandt werden, sind schneller beim Kunden“, erläutert Weber. Der Versand aus Zentrallagern dauert hingegen länger und ist auch nicht zur Wunschzeit des Kunden möglich. Auch haben Kunden bei der Bestellung oftmals ein besseres Gefühl, wenn sie den Laden kennen und ihre Ware nicht aus einem anonymen Großlager erhalten. Zusätzlich können Kunden online schauen, ob das gewünschte Produkt im Geschäft in ihrer Nähe überhaupt verfügbar ist. „Für Händler ist es eine Riesenchance, direkt aus den Läden zu liefern“, so Weber. „Aber mit den bestehenden Systemen haben sie für den Omnichannel-Handel nicht die Möglichkeit.“

Das Distributed Order Management bietet Händlern eben diese Chance und organisiert den digitalen Handel von der Auftragsannahme über die Kommissionierung und Verpackung bis hin zur Auslieferung und Bezahlung – in Interaktion mit dem vorhandenen ERP- und PoS-System. „Es unterscheidet sich deutlich von zentralen E-Commerce-Systemen und ist eine neue, smarte Generation“, stellt Weber fest. Ursprünglich war der E-Commerce nämlich zentralisiert; große Online-Händler wie Zalando oder Amazon haben anfangs nur aus Zentrallagern versendet. Inzwischen aber ist der Omnichannel-Ansatz verbreitet, da die Lokalität Vertrauen zum Kunden schafft und schnellere Lieferungen ermöglicht – was gerade bei Lebensmitteln auch für die Frische maßgeblich und unerlässlich ist.

Zudem können Franchise-Ketten auch eine größere Produktvielfalt anbieten, meint Ebrhardt Weber: „Sucht ein Kunde zum Beispiel einen ganz bestimmten Sportschuh, kann er ihn so viel schneller bekommen. In irgendeinem Laden wird er schon sein.“

ERP-System bleibt führend, keine doppelte Datenpflege

Technisch wichtig ist: Das ERP-System bleibt das führende System für Produkte, Bestände, Preise und die Buchhaltung. Das Auftragsverwaltungssystem für den E-Commerce verfügt über Backend-Legacy-Integrationen für so gut wie jedes ERP- und PoS-System. Auch die Schnittstellen, die Händler bereits in ihren Systemen nutzen, können beibehalten werden. Doppelte Datenpflege ist also nicht notwendig, Bestände und Zahlungen stimmen stets überein: Denn wie das PoS-System dem ERP-System übermittelt, dass Ware an der Kasse gescannt wurde, tut dies auch das E-Commerce-System.

„Der Laden gibt sozusagen Ware an den E-Commerce ab“, erklärt Weber. „Das wird dann auch entsprechend an die Buchhaltung konsolidiert übermittelt.“

Darüber hinaus optimiert das Distributed Order Management die Arbeitsabläufe, die für das Zusammenstellen und Verpacken der Ware notwendig sind. Algorithmen ermitteln die idealen Laufwege im Laden, um das Picken möglichst effizient zu gestalten. Auch werden – je nach Ware und Bestellung – verschiedene Arten des Pickings empfohlen: Beim Wave-Picking zum Beispiel sammeln Mitarbeiter alle bestellten Produkte auf optimierten Laufrouten unabhängig von den Bestellzusammensetzungen ein. Fordern Kunden aber eine Sofortlieferung an, muss individuell gepickt werden. Wie die Ware verpackt werden soll, um eine hohe Qualität sicherzustellen, gibt das Distributed Order Management ebenfalls vor: Lebensmittel zum Beispiel müssen so verpackt werden, dass etwa Bananen nicht zu eng zu anderen Waren liegen und zwischen diesen womöglich eingequetscht werden, sodass sie am Ende als Fruchtmus beim Kunden ankommen. Teure Markenartikel wie beispielsweise Designerpullover müssen wiederum besonders ansprechend verpackt werden, da die Kundenerwartungen entsprechend höher sind. Und auch die Lieferung an sich wird durch das System optimiert, denn es bietet den Kunden verschiedene Lieferarten wie Termin- oder sofortige Lieferung an und gestaltet die Lieferrouten effizient aus.

Beispiel MPREIS: Österreichischer Warenvertrieb erfolgreich im E-Commerce

Das österreichische Lebensmittel-Einzelhandelsunternehmen MPREIS arbeitet bereits erfolgreich mit einem solchen Distributed Order Management. Das Unternehmen verwaltet rund 300 Läden, die meisten davon in Tirol.

„Jeder unserer Läden hat einen anderen Produktkatalog, auch mit lokalen Produkten“, erklärt Ulrich Theilmann, der den Bereich E-Commerce leitet. Kunden, die online bestellen, verlangen trotzdem die Produkte aus ihrer Region – wie Eier, Obst oder Bier. Genau das ermöglicht das Managementsystem.

Das ERP-System ist bei MPREIS das führende für die Produktstammdaten, -preise und -bestände geblieben. „Die Daten fließen in unser E-Commerce-System und werden mit Beschreibungen aus der Markant-Datenbank automatisch angereichert“, so Theilmann weiter. Inhaltstoffe, Allergene, Bilder und so weiter sind dann online zu finden – und werden bei Änderungen sofort aktualisiert.
Auch das Picking, Packing und die Auslieferung werden bei MPREIS von dem eingesetzten Distributed Order Management optimiert. In Österreich fährt man mit diesem System von Emporix bereits gut. „Der Online- und Omnichannel-Handel fügt sich bei uns reibungslos in den stationären Handel ein“, fasst Theilmann zusammen.

Fazit: Lokale Händler oder auch Ketten mit mehreren Filialen können mit einem Distributed Order Management in den Online- und Omnichannel-Handel einsteigen, ohne ihre bestehenden ERP- und PoS-Systeme neu aufsetzen zu müssen. Die Auftragsverwaltung für den E-Commerce wird über APIs integriert, sodass Bestände und Preise in allen Systemen stets übereinstimmen. Darüber hinaus werden die hinterlegten Produktdaten für den E-Commerce aufgewertet und die Lieferung und Bezahlung so vollzogen, dass Kunden beim Online-Handel rundum einen angenehmen Einkauf erleben.