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Der sichere Weg zum neuen Cloud-Kassensystem

Wenn die Kasse nicht funktioniert, kann dies verheerende Auswirkungen haben. Ein Kassensystem muss einwandfrei und zuverlässig arbeiten, dennoch modern und am besten gleich on- und offline verfügbar sein. Das Thema „Cloud“ ist dabei in aller Munde. Immer mehr Unternehmen im Einzelhandel entscheiden sich für eine Kassensoftware mit Cloudanbindung.
Redaktion an 11. November 2019 - 17:40 in Payment
Wenn die Kasse nicht funktioniert, kann dies verheerende Auswirkungen haben.

Wenn die Kasse nicht funktioniert, kann dies verheerende Auswirkungen haben. (© stevepb – pixabay.com)

Von Konstantin Gergianakis – Sich als Unternehmen für ein neues Kassensystem zu entscheiden, ist ein umfangreicher Prozess. Da sich viele Retailer nur alle paar Jahre mit dem Kauf eines neuen Systems beschäftigen und sich die Anforderungen laufend ändern, bedarf es einer langen und intensiven Recherche, bis das passende Produkt gefunden ist. Dabei tauscht man sich im Netzwerk aus und hört auf Empfehlungen, informiert sich auf branchenspezifischen Messen oder greift auf die gute alte „Google-Suche“ zurück. Doch nach welchen Kriterien wird das eigene System ausgewählt? Was muss das neue Kassensystem können und welche Anbieter sind professionell und erfahren?

Wenn die Kasse nicht funktioniert, kann dies verheerende Auswirkungen haben. Ein Kassensystem muss einwandfrei und zuverlässig arbeiten, dennoch modern und am besten gleich on- und offline verfügbar sein. Das Thema „Cloud“ ist dabei in aller Munde. Immer mehr Unternehmen im Einzelhandel entscheiden sich für eine Kassensoftware mit Cloudanbindung. Doch das eigene IT-Knowhow im Unternehmen ist vielerorts begrenzt und die Einzelhändler verlassen sich deshalb auf externe Expertise. Die meisten Anwender im spezialisierten Einzelhandel wollen die Kassensysteme nutzen und nicht selbst betreiben. Sie wollen die Verantwortung an Fachfirmen abgeben und sich auf ihre eigene Kernkompetenz konzentrieren. Erst ab einem Filialnetz von schätzungsweise 500 Filialen lohnt es sich, eine eigene IT mit einem Inhouse-System zu betreiben. Bei unter 500 Filialen empfiehlt sich jedoch die Nutzung externer Systeme.

Es gibt drei wichtige Faktoren, die bei der Wahl eines neuen Kassensystems von Bedeutung sind: Die Cloudanbindung und die damit einhergehende Sicherheit der Systeme, die lokale Installation sowie Offlineverfügbarkeit und natürlich die Kosten.

Cloudlösungen von erfahrenen Anbietern nutzen

Derzeit ist zu beobachten, dass sich zunehmend viele Retailer von ihren lokalen Kassensystemen verabschieden. Das liegt vor allem daran, dass die neuen Bedürfnisse der Endkunden zu einem personalisierten, digitalen Shopping tendieren, die mit ständiger Warenverfügbarkeit einhergehen und damit die Einzelhändler vor neue Herausforderungen stellen. Die Auswertung und Analyse der Verkaufsdaten unterstützen den Nutzer im Rahmen von Business Intelligence bei allen Entscheidungen. Durch die Globalisierung erhält das Einzelhandels-Business zudem internationales Wachstum. Eine neue Software sollte daher länderübergreifend funktionieren können. Eine smarte Kassenlösung mit Cloudanbindung, die große Datenmengen schnell verarbeitet, eine umfassende Bandbreite an Geschäftsprozessen abbildet und die Vertriebskanäle vernetzt, ist in zahlreichen Fällen die favorisierte Lösung. Dabei gelten zwei Qualitätsmerkmale bei der Anbieterwahl als besonders wichtig: Der Erfahrungsstand des neuen Cloud-Anbieters und die Anzahl an Usern seiner Cloudanwendung.

Start-Ups sind mit der großen Anzahl neuer Einzelhändler und vielen Standorten oft überfordert, was zur Folge hat, dass Cloud-Lösungen ausfallen können und damit weitreichende Auswirkungen auf das Kassensystem verursachen. Cloud-Anbieter mit langjähriger, internationaler Erfahrung und einem großen Kundenstamm bieten hingegen mehr Sicherheit. Im besten Fall sind die Serverfarmen (PODs) hier auf verschiedene Standorte verteilt, so dass sie sich bei einem eventuellen Ausfall gegenseitig unterstützen können.

Anschließend muss abgeklärt werden, welche Länder der Anbieter unterstützt und ob er für die rechtlichen Bestimmungen der für den Retailer relevanten Standorte Verantwortung übernehmen kann. Die Ressourcen des Anbieters sollten sich den Geschäftspeaks der Kunden anpassen und den Datenverkehr zu weiterführenden Unternehmens-Informationssystemen (ERPs) ermöglichen. Das Rechenzentrum muss gemäß dem ISO Standard 27001 redundant ausgelegt sein und die Leitungen von und zu dem Rechenzentrum sollten eine entsprechende Bandbreite aufweisen, um einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch zu ermöglichen.

Einen weiteren Indikator für einen zuverlässigen Cloud-Anbieter stellt der Faktor Sicherheit dar: Rechte, Rollen und Zugriffe bei Multi-Cloud Lösungen mit großen Userzahlen sollten klar definiert sein. Eine geschützte Datenbank ist erforderlich, die maximale Sicherheitsanforderungen gewährleistet. Als Schutz vor Hackerangriffen empfiehlt sich die Möglichkeit zur restriktiven Handhabung des Datenzugriffs. Auch der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien für die Kommunikation stellt bei der Auswahl des Cloud-Anbieters ein wesentliches Kriterium dar.

Individuelle Anforderungen am Point of Sale

Bei vielen Einzelhändlern wird alles in der Cloud und nicht mehr lokal abgelegt. Die meisten wünschen sich eine rein browsergestützte Kasse, fürchten sich jedoch vor dem Moment, indem der Internetzugang ausfällt. Ein weiteres Auswahlkriterium stellt daher dar, inwieweit eine Offlinefähigkeit des Systems gewünscht bzw. notwendig ist. Offlinefähigkeit schließt in diesem Zusammenhang die Möglichkeit zur lokalen Installation und zur lokalen Ablage von Daten ein; eine reine Browserkasse kommt dann nicht mehr in Frage. Welche Daten lokal zur Verfügung stehen und welche Funktionen auch ohne Internet nutzbar sein sollen, muss der Anwender für sich vorab definieren. Oft bietet eine kleine Datenbank als lokale Komponente die Lösung. Ein lokaler Client kann dann via Browser oder Betriebssystem bedient werden. Die Kasse ruft die notwendigen Daten aus der Cloud ab. Im Falle eines Ausfalls kann sie schließlich offline verwendet werden. Eine Synchronisation zwischen lokaler Datenbank und Cloud sollte regelmäßig stattfinden und auch die Sicherheit durch Verschlüsselung der lokalen Daten muss gewährleistet sein.

Die Anforderungen an das Kassensystem am Point of Sale sind äußerst individuell. Ob man eine zusätzliche Software für lokale Systeme benötigt, wie komplex die Funktionalität in der Filiale ist und welcher Datenverkehr zwischen Kasse und der zentralen Datenbank anfällt, ist von Einzelhändler zu Einzelhändler verschieden. Welche Plattformen und mobilen Geräte unterstützt und ob noch weitere Tools benötigt werden, sollte deshalb vorher in einer Anforderungsliste festhalten werden. Wichtig ist, dass man sich der eigenen Anforderungen an ein neues Cloud-Kassensystem bewusst ist, um so den richtigen Anbieter auszuwählen.

Ab wann sich eine externe Cloudlösung lohnt

Die Lebensdauer eines Kassensystems liegt zwischen fünf und neun Jahren. Dies muss auch bei den Kosten berücksichtigt werden. Bei den Anschaffungs-, aber auch laufenden Kosten sollten Einzelhändler daher stets mit einem Zeitraum von mindestens fünf Jahren kalkulieren. Außerdem sind Einzelhändler gut beraten, bei einem outgesourcten System darauf zu achten, dass sowohl die Datenbanken als auch Hardware und Wartung Inklusivleistungen des Systems sind. Bei einigen Cloud-Kassen-Anbietern erhält man z. B. einen günstigen Fixpreis, aber nur ein geringes Datenvolumen. Es empfiehlt sich daher, darauf zu achten, dass eine Daten-Flatrate inbegriffen ist.

Bei einem neuen Kassensystem empfiehlt es sich, immer die Total Costs of Ownership (TCO), also die Gesamtkosten der Anschaffung, zu betrachten. Die Idee dahinter ist, eine Abrechnung zu erhalten, die nicht nur die Anschaffungskosten enthält, sondern sämtliche Aspekte der späteren Nutzung betreffender Komponenten. Während die Installationskosten für Hard- und Software, sowie für den Rollout des Systems oft transparent dargestellt werden, lassen sich die laufenden Kosten nach der Inbetriebnahme des neuen Systems schwerer berechnen. Sie beinhalten zum Beispiel neben Lizenz und regelmäßigen Updates die Wartung, den Traffic und die Administration. Hinzu kommen die Kosten für Funktionalität, Lokalisierung, Interfaces und mögliche Erweiterungen.

Vergleicht man eine eigene Kassenlösung mit einem externen System fällt auf, dass vor allem die Größe des Einzelhändlers entscheidend ist. Während sich ab rund 500 Filialen eine eigene IT-Abteilung lohnt, spart ein Einzelhändler genau diese Kosten bei der externen Lösung. Und dabei ist eine externe Lösung nicht qualitativ schlechter. Im Gegenteil: Eine 24h-Betreuung, das regelmäßige Einspielen von Updates und eine Ausfall-Sicherheit sind bei guten Anbietern selbstverständlich.

Fazit

Cloudanbindung, Offlineverfügbarkeit sowie Datenschutz sind bei einem modernen Kassensystem heutzutage unumgänglich. Um sich als Unternehmen zukunfts- und konkurrenzfähig aufzustellen, muss man sich mit den neuen Lösungen anfreunden. Wer sich für ein neues Kassensystem entscheidet, sollte auf Nummer sicher gehen: Erfahrene Anbieter mit großem Kundenstamm und umfassendem Servicepaket sind langfristig die bessere Wahl. Es ist dabei wichtig, neben den Bedürfnissen der Endkunden, sich genau über die eigenen, individuellen Anforderungen bewusst zu sein, um nach diesen Kriterien eine nachhaltige Auswahl des besten Anbieters zu treffen.

2005 gegründet, ist die Firma MS POS GmbH mit Sitz in Willich heute ein führender Anbieter von POS- und ERP-Lösungen. Als Dienstleister bietet das Unternehmen Soft- und Hardwarelösungen für Kassensysteme speziell im Einzel, Filial- oder Versandhandel an. Darüber hinaus ist MS POS seit mehreren Jahren Cegid Partner für DACH und Polen und Distributor für die Gastronomiesoftware unTill®. Spezialisten aus der IT-, Retail- und Gastronomie-Branche sowie ein mehrsprachiger Support lösen auch komplexe Kundenanforderungen. 2014 übernahm MS POS den polnischen AX-Partner „I&B Consulting“ und stärkte damit seine Kompetenz und Wettbewerbsfähigkeit für den internationalen Markt. Die polnische Sektion konzentriert sich auf die Bereiche Retail, Produktion und Logistik.

~ Autor: Konstantin Gergianakis, CEO bei MS POS GmbH ~

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