BUTLERS: Die gesamte Belegschaft blieb stets auf dem aktuellen Stand.

BUTLERS: Die gesamte Belegschaft blieb stets auf dem aktuellen Stand. (© Butlers)

Die Corona-Pandemie hat den Einzelhandel schwer getroffen: Immer neue Regelungen von Lockdowns mit bundesweiten Schließungen über Kundenobergrenzen pro Quadratmeter bis hin zu 2G+ mit Kontrollpflicht der Impfnachweise verursachen enormen Mehraufwand und verunsichern nicht nur Inhaber und Angestellte nachhaltig. Auch die Kunden sind genervt, haben Angst vor Ansteckungen – und ziehen eine logische Konsequenz: Sie erledigen ihre Einkäufe zunehmend online vom heimischen Sofa aus. Auch der Onlineshop des Einzelhändlers BUTLERS erlebte in Zeiten geschlossener Geschäfte einen enormen Ansturm.

„Wir verkaufen keine Produkte, sondern Ideen“, stellt Bianca Kaufmann, Pressesprecherin bei BUTLERS, klar. Und Ideen kamen bei den Menschen in Lockdown-Zeiten sehr gut an. Die über die Jahre gewachsene Markenbotschaft ist deutlich in den BUTLERS-Filialen zu erkennen: „Das Glück im Schönen ermöglichen.“

Inspirationen für die eigenen vier Wände waren vielleicht noch nie so gefragt wie seit Beginn der Pandemie. Die Menschen konnten gar nichts anderes tun, als zu Hause zu bleiben und es sich dort schön zu machen. Davon hat BUTLERS als Lifestyle-Marke mit seinen rund 1.000 Mitarbeitenden profitiert.

Es gibt keine Alternative zur Digitalisierung

BUTLERS war bei der Digitalisierung schon immer ganz vorne mit dabei: So bot das Unternehmen als erster Einzelhändler in Deutschland seiner Kundschaft eine Live-Online-Beratung und die Möglichkeit, die Möblierung der Wohnung mittels Virtual Reality zu planen.

Jörg Funke, CFO bei BUTLERS sagt dazu: „Es gibt keine Alternative in Verkauf und Logistik zur Digitalisierung. Die Innenstädte werden leerer und der Online-Handel wird immer wichtiger.“ Im Weihnachtsgeschäft 2020, als die damals rund 120 Filialen – heute sind es 134 – zum Wohle der Gesundheit aller geschlossen bleiben mussten, verdreifachte BUTLERS seinen Online-Umsatz.

Die sich daraus ergebenden Herausforderungen meisterte das Unternehmen mit Mitteln der Digitalisierung: BUTLERS nutzte in dieser Zeit die gleichnamige mobilfähige Mitarbeiter-App von Beekeeper, um flexibel zu bleiben und innovative Ideen voranzutreiben. „Wir hatten bis dato nur die Möglichkeit, die einzelnen Filialen über E-Mails zu kontaktieren, aber nicht jeden einzelnen Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden in der Logistik waren ebenfalls kaum erreichbar. Das sollte sich dringend ändern“, erinnert sich Jörg Funke. Dank der mobilfähigen Kommunikationslösung Beekeeper konnte die Organisation von Nachschub für die Lager koordiniert werden: Die Logistik-Abteilung bat im filialübergreifenden Stream der App um Mithilfe und Unterstützung. Das Ergebnis: Mitarbeitende in Kurzarbeit packten im Lager mit an und lernten neue Arbeitsbereiche und Prozesse kennen. Das Zentrallager in Neuss, in dem alle Produkte des Sortiments verpackt werden, ist 19.000 Quadratmeter groß.

Bereits seit Herbst 2019 setzt die Lifestyle-Marke BUTLERS die Mitarbeiter-App ein, um die Belegschaft zu vernetzen. 77 Prozent sind gewerbliche Mitarbeitende, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben und somit nicht in die digitale Kommunikation per E-Mail oder Intranet eingebunden werden können. Bianca Kaufmann sagt dazu: „Unsere über 700 Mitarbeitenden draußen, die nicht in der Zentrale tätig sind, haben ebenfalls ein Anrecht darauf, Informationen zu erhalten und sich auch gegenüber der Geschäftsleitung und der Zentrale äußern zu können. Das wollten wir mit Beekeeper erreichen.“

Videos transportieren Emotionen

In der Pandemie geht es für den Einzelhandel dabei um mehr als nur darum, Herausforderungen in der internen Kommunikation zu bewältigen. Die Geschäftsführer Jörg Funke und Wilhelm Josten nutzten die Mitarbeiter-App zudem als Kanal, um Nachrichten über die Krisenlage zu teilen. Und so konnten – obwohl die Türen der Filialen geschlossen und die Mitarbeitenden zu Hause waren – die Geschäftsführung und die Verkaufsleiter alle regelmäßig und schnell erreichen. Sie sorgten persönlich dafür, dass wichtige Updates in Form von aufbereiteten Fragen und Antworten bereitgestellt wurden. Um auch in Home-Office-Zeiten Nähe zu den Mitarbeitenden herzustellen, fasste die Geschäftsführung Neuigkeiten als Video zusammen.

Beekeeper-App

GF Jörg Funke nutzt die Mitarbeiter-App als Kanal, um per Video Nachrichten über die Corona-Krisenlage mit dem Team zu teilen, GF Wilhelm Josten informiert im Stream „BUTLERS Talk“ regelmäßig über aktuelle Aktionen.

„Mittels Video-Botschaft lassen sich Emotionen sehr gut transportieren. Videos wirken zudem oftmals authentischer und direkter als so manch perfekt ausformulierter Text“, sagt Bianca Kaufmann. Darüber hinaus hatten alle Mitarbeitenden Zugriff auf ein FAQ zum Thema Kurzarbeit.

Die gesamte Belegschaft blieb auch während der Lockdowns, des Teil-Lockdowns und in der Weihnachtszeit stets auf dem aktuellen Stand. Es wurde auch regelmäßig aus der Logistik und dem Onlineshop-Fulfillment berichtet. All dies trug dazu bei, Ängste und Unsicherheiten abzubauen. Über einen im ersten Lockdown ins Leben gerufenen Stream „HomeStories“ fand der Austausch auf einer persönlichen, privaten Ebene statt, so dass der Kontakt und das WIR-Gefühl nicht verloren gingen. Anschließend leistete die App wertvolle Dienste dabei, die Wiedereröffnung der Filialen frühzeitig anzumoderieren und vorzubereiten. So wurde auch diese Herausforderung reibungslos und sehr erfolgreich gemeistert. Auf diese Weise hat BUTLERS die Zeit der pandemiebedingten Einschränkungen und Veränderungen bislang gut überstanden.

Digitale Schulung spart Zeit und Geld

In diesem Jahr sieht es so aus, als könnten die Geschäfte mithilfe der 2G-Regelungen geöffnet bleiben. Um das Weihnachtsgeschäft zu bewältigen, setzt BUTLERS zusätzlich zur Stammbelegschaft saisonal Aushilfen ein. Die Beekeeper-App ist auch für diese Zeit hilfreich: Alle Weihnachtsaushilfen bekommen einen Zugang und erhalten somit schnell und direkt alle wichtigen Informationen für das Tagesgeschäft und den Zugriff auf wichtige Unterlagen, zum Beispiel zur Arbeitssicherheit. Außerdem können sie – wie alle anderen auch – an der Unternehmenskommunikation und dem Austausch untereinander teilnehmen. „Darüber hinaus haben wir in diesem Jahr eine Social Media Video-Kampagne für unsere Weihnachtsaushilfen kreiert und mit dem BUTLERS-Team auf Beekeeper geteilt. Die Resonanz im Team war sehr positiv“, berichtet Bianca Kaufmann.

Ein weiteres Beispiel für Verbesserungen, die Beekeeper ermöglicht, ist die Vorbereitung des Weihnachtsgeschäftes. Während bis zur Einführung der App vor zwei Jahren Veranstaltungen mit allen Filialleitern stattfanden, bei denen gezeigt wurde, wie die entsprechenden Saison-Tische aussehen sollten, geht das nun vereinfacht als Videobotschaft. Darin wird erklärt, was wo steht und warum welche Trends wichtig sind. Vorteil: So erhalten alle Mitarbeitenden, egal ob Aushilfe in der Filiale oder Führungskraft in der Zentrale, die gleichen Informationen und können die Botschaften an die Kunden weitertragen. Die Videos bleiben auf der Plattform und sind auch später abrufbar, falls ein Detail erneut angeschaut werden will. Nicht nur die Markenbotschaft kann auf diese Weise effizienter verbreitet werden, sondern BUTLERS spart auch Event- und Reisekosten. Zudem sparen sich die Filialleiter, vor allem aus entfernt liegenden Regionen, wertvolle Zeit, die sie sonst für An- und Abreise aufbringen müssten.

Positiver Effekt über die Pandemie hinaus

Insgesamt konnte BUTLERS die Zeiten geschlossener Filialen auch mithilfe der Beekeeper-App gut überstehen: Unsicherheiten wurden abgebaut und einige Mitarbeitende haben in der Zeit der Kurzarbeit sogar neue Arbeitsbereiche kennengelernt, beispielsweise in der Logistik. Der Zusammenhalt im gesamten Unternehmen wurde dank der ortsunabhängigen Kommunikationsmöglichkeit gestärkt. Steigende Online-Verkäufe und Aktionen für die Mitarbeitenden hielten das Geschäft aufrecht und die Angestellten engagiert. Einige der extra eingeführten Maßnahmen und Ideen sollen auch nach der Corona-Zeit bestehen bleiben, da sie sich für alle bewährt haben. Die Kommunikationsabteilung freut sich über gestiegene Zahlen der Beekeeper-Nutzung innerhalb der Belegschaft. Auch Skeptiker seien in der Zeit der Kurzarbeit dankbar für Informationen gewesen, die nur über die App zu den Mitarbeitenden gesendet werden konnten. BUTLERS geht davon aus, dass der positive Effekt für die interne Kommunikation über die Krise hinaus anhalten wird.